1、管理是企業規范化管理的重要內容，也是企業發展過程中的重要見證資料，它記錄了一個企業的發展歷程，為企業的發展壯大提供了文字依據，文書檔案的規范化管理是企業走向規范和成熟的重要條件，為加速企業規范化管理進程，進一步完善文書檔案管理工作，特制訂本制度。
2、歸檔的文書檔案應字跡清晰、完整有效。
二、文書檔案管理
1、各部門應將文字資料的收集歸檔工作列入文書人員的職責范圍。
2、文書檔案歸檔范圍
凡是企業經營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應歸檔，主要包括：（1）具有保存價值的本單位正式收文、發文，除文件的正件外，還應包括它的附件；（2）本單位在經營管理活動中產生的與上級領導部門間的往來文件（即外部文件），包括請示、報告、項目立項、重要函件、經營合同等；（3）本單位經營管理活動中產生的各種文件材料（即內部文件），如規章制度、調研材料、計劃、總結、條例、會議紀要、機構調整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等；（4）企業在發展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關資格的證書材料等。
3、文書檔案歸檔要求
（1）已經辦理完畢并有保存價值的文件都應及時歸檔，任何人不得隨意留存，各部門每季度應將歸檔的文件材料清理一次，登記造冊，對重要的文件要標注密級（絕密、機密、秘密）。
（2）歸檔的文件材料要收集齊全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的廢稿、重復稿和不重要的便條等。
（3）存檔文件必須為原件，至少三份（包括復印件）。
（4）文件歸檔時要有交接手續。
（5）每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文書檔案（要辦理移交手續）。
（6）各部門的文書和具體辦文人員有責任協助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作。
4、文書檔案的借閱
（1）檔案室需設立“文書檔案借閱登記薄”，凡借閱文書檔案者需說明利用目的，并辦理借閱手續。
（2）根據公司實際情況，將已存檔的文書檔案按其重要性分為重要文書檔案（已標注密級）和一般文書檔案兩種。
（3）因工作需要借閱屬秘密、機密類的文書檔案，須經部門負責人、辦公室主任、主管副總經理簽字后方可借閱，絕密類的文書檔案除需經部門負責人、辦公室主任、主管副總簽字外還必須經總經理簽字后方可借閱。如遇特殊情況，屬機密、秘密性的文書檔案可由部門負責人、辦公室主任簽字后可借閱。
（4）因工作需要借用一般性文書檔案，需部門負責人簽字后方可借出。
