優良的檔案質量是生產”進去的根據這一基本道理，防檢結合。檔案質量管理要求把檔案管理的重點，從“事后把關”轉移到事先預防”上來。從管結果轉變為管因素，做到防患于未然。
所謂檔案質量管理就是單位領導檔案工作全體人員參與的以科學方法為手段。建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保證體系，充分發揮科學管理和專業技術的作用。從而保證高質量的檔案。其核心是強調提案工作水平，以保證檔案的高質量。具有以下幾個特點：
1、全體人員參與。檔案質量管理要求檔案形成過程中的所有人員。嚴格依照有關規范和要求共同完成公文處置和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質量，如各處（室）所的領導、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合。人人有責”觀念。只有這樣，才干保證完整性、統一性，也才干保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。
2、全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳送、執行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發利用的整個過程都實行質量管理。不時提案質量和檔案工作管理水平。
3、科學的手段。采用數理統計方法、現代科學技術和現代管理科學來解決檔案的質量問題。
