檔案現狀不容樂觀。有的單位領導對檔案工作不夠重視。只是花錢不爭錢；檔案管理人員沒有經過系統的專業知識的培訓；檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機、檔案管理軟件等都配備不齊全；室藏檔案數量不完整；平時不注意文件、資料的收集、整理；檔案制度不完善；有的單位甚至沒有自己的檔案分類大綱》檔案保管期限表》 覺得檔案工作不能給單位帶來效益。
1、分析現狀。各部門、各個工作人員必需經常地、自覺地樹立檔案質量意識，找出檔案存在質量問題。首先要從公文擬撰開始。查找問題。
2、分析發生檔案質量問題的主要原因。
3、找出影響檔案質量的各種因素。
4、針對影響檔案質量的主要因素。并制定解決問題的落實措施。 提出改進計劃。
5、組織實施解決和改進檔案質量的措施或計劃。檢查采取措施后收到效果。
6、同計劃和目標對照。
7、總結經驗。把成功的經驗和失敗的教訓都吸收到相應的制度、規定中去，鞏固成果。防止再次發生類似的問題。
8、對檢查中發現的問題。進行新一輪的改進，不論是遺留下來的還是新出現的再從步開始。繼續加以解決。
