每次活動的目的和愿景是需要在一開始就表達出來的。而每一活動的目的和愿景又需要表達出各利益相關者的共同利益。提出目的和愿景的用意在于，要為整個活動的運營提供明確的方向和注意的焦點。
策劃場地
一、 年會活動現場控制：年會活動現場總控由誰負責，現場效果的把控。
二、 年會場地布置：年會現場需要布置成什么效果，熱烈隆重還是文雅大方或表現企業文化、品牌風格等。
三、 年會預算控制：年會總預算控制，餐費預算控制，節目預算控制等。
四、 年會物料的管理：演出服裝管理，酒水管理，禮品管理，公司資料管理等。
五、 年會背景板、舞臺設計搭建：背景、舞臺設計搭建是否請專業公司完成。
公司在做培訓前把年會詳細計劃發給拓展公司，拓展公司根據年會的不同主題設計不同的項目，在每個發言人發言或發言主題結束后，根據主題穿插特定的培訓項目，以達到培訓與年會同步的目的，增加年會效果。年會——激揚士氣，部署戰略，制定目標，奏響新一年度工作的序曲，歷來被企業和組織視為一年一度不可缺少的“家庭盛會”。
現代的企業越來越注重企業文化的建設。而通過舉辦年會增進公司與員工的感情和互信，是一個有效的途徑。通常會根據行業特點、企業人員構成、企業文化、季節特點以及成本預算等，來設置不同類型的企業年會，以達到舉辦年會的目的。企業年會通常是聚集公司人氣，獎勵的員工代表、鼓舞企業員工士氣，匯報全年的企業業績及成績，穩定軍心。
