檔案盒按照擺放方式的不同，可以分為豎式和橫式兩種。之所以設(shè)計橫式檔案盒，是為了增加盒內(nèi)文件與檔案盒的接觸面，避免文件豎置時“頭重腳輕”而發(fā)生彎曲折損。從長遠考慮，檔案盒橫放更有利于檔案的保護。
優(yōu)質(zhì)的檔案盒是對檔案的一種保護，檔案盒通常是由紙板和牛皮紙裱糊制作的，基本都用無酸紙制作，檔案盒封面應(yīng)標明全宗名稱。
檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30mm、40mm、50mm等，特殊規(guī)格的也可訂做。（下圖A=20mm、B=30mm、C=50mm）
檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)件文件和后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。
檔案盒使用原則
將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。
1、不同形成年度的歸檔文件不能放入同一檔案盒；
2、不同保管期限的歸檔文件不能放入同一檔案盒；
3、放入同一檔案盒的歸檔文件應(yīng)按照檔號先后進行排序，小號在前，大號在后；
4、檔案盒盒脊和備考表的填寫應(yīng)與盒內(nèi)檔案的情況一致。
