1.活動舉行場地的天花板高度是多少?
在布置舞臺，燈光，視聽設備時，天花板高度有著至關重要的影響。你需要組織供給舞臺，燈光和視聽服務的公司與你共同進行一次實地考察，并依據你的一切需求洽談判定的場地布局。
2.視線是不是足夠好?
從一切的視點查看場地，有沒有柱子，吊燈之類的東西阻撓視線?是不是每一位客人都能夠看清楚舞臺或大屏幕?吊燈能否提高或拆掉，需要多少費用?吊燈有時能夠拆卸，但要考慮人力成本。
3.你只需要一個舞臺或者是需要幾個?
你要了解共需搭建多少舞臺以及它們的方位。因為它們不僅會占有許多的空間，而且還影響你所能擺設的餐桌的總數和能夠招待的客人數量。
4.舞臺需要多大多寬?
舞臺上將要舉行什么會議活動?舞臺要承載多少人?依據客人按桌就坐或按劇院式就坐的不同狀況，斷定舞臺多高合適?你能夠將場地的一部分從頭規劃一番并鋪上地毯，把大廳變成餐廳的樣式。你并不一定要讓一切的座位都處于相同的高度，但不要忘了墊高座位的費用不菲，這種費用取決于場地的布局，以及需求處理的障礙物，比如柱子。
5.會場是不是有固定舞臺?
假如有的話，索取一份包含后臺在內的舞臺平面圖，查看是不是有現成的化妝間，是不是有裝卸搬運各種設備的空間，過道的寬度是多少，該舞臺是不是能夠滿足你一切的需求。