合理裝盒：應根據盒內文件的總厚度選擇適宜厚度的無酸紙檔案盒，盡量做到歸檔文件裝盒后與檔案盒形成一個整體，垂直放置時文件不易彎曲受損。同一類別的檔案文件應盡量裝在同一檔案盒內，并按照一定的順序排列，便于查找和管理。
環境要求：存放無酸紙檔案盒的環境應保持干燥、清潔，避免陽光直射和潮濕環境，防止檔案盒受潮發霉或紙張褪色。同時，要注意控制室內溫度和濕度，一般溫度應保持在 14-24℃之間，相對濕度在 45%-60% 之間。
定期檢查：定期對檔案盒進行檢查，查看是否有損壞、發霉、蟲害等情況發生。如發現問題，應及時采取相應的措施進行處理，如更換損壞的檔案盒、對發霉或受蟲害的檔案進行清理和修復等。