按檔案數(shù)量選厚度
短期周轉(zhuǎn)的少量文件（如月度報表）：選 10-20mm 薄脊背，節(jié)省空間；
年度歸檔的大量文件（如全年行政公文）：選 30-50mm 厚脊背，減少分裝次數(shù)。
按使用頻率選結(jié)構(gòu)
頻繁取放（如日常查閱的合同）：優(yōu)先翻蓋式 + 插舌結(jié)構(gòu)，翻蓋邊緣設計插舌，閉合后不易散開，取放便捷；
長期封存（如保管的檔案）：可選帶扣帶的翻蓋式或抽拉式，扣帶可加固盒體，抽拉式減少文件與外界直接接觸，更利于防潮防塵。
標識區(qū)設計
脊背需預留足夠的印刷 / 書寫空間（寬度≥50mm），可定制印刷單位名稱、檔案年度、類別等信息，或預留空白區(qū)域便于手寫標簽，部分產(chǎn)品會設計凹槽，方便粘貼不干膠標識（防落）。
適配存放環(huán)境
測量檔案柜層板的進深和層高：
盒體長度≤柜體進深（如柜體進深 400mm，盒長建議≤380mm，預留取放空間）；
高度（含脊背）≤層高層距（如層高 300mm，盒高 + 脊背厚度≤280mm，避免堆疊時卡頓）。