辦公設備提倡主動維修，使機器的停機時間處于小，從而獲得使用效率和價值。
復印機、打印機、傳真機、證卡機等等……是集光學、機械、電子技術為一體的精密辦公設備，通過使用顆小的靜電墨粉，利用靜電原理，在感光材料上形成靜電潛像，使微小的墨粉附在感光材料上，再將其轉印到紙上從而得到需要副本。這個工序是利用靜電的特性進行的。因此，在機器內部的傳動部件、光學部件以及高壓部件上容易附著紙屑、漂浮的墨粉等，但這些的存在只會影響復印的質量。若放任不管，會增加機器的驅動負荷，妨礙熱量的排除，說不定也可能是造成機器故障的原因。
定期的維護保養，可以清除機器內部的污垢，在必要的部件上加注潤滑油，清潔光學部件，改善復印品質量，將可能發生的故障消滅在萌芽狀態，減少停機時間。
然而，辦公設備具有專業性和技術性，對維修技術要求很高，根據仁通科技的研究數據，84%以上的辦公設備損壞是由于操作和使用不當造成的，因此，一個企業要對辦公行政人員做專門的辦公設備維修和維護培訓，或者采用辦公設備外包的方式來解決。